La Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia (“FERPA”)/Family Educational Rights and Privacy Act (“FERPA”) les da a los padres y a los estudiantes mayores de 18 años (“estudiantes elegibles”) ciertos derechos on respecto a los registros educativos del estudiante. “Padre” incluye a los padres naturales o adoptivos, a los tutores l egales o a una persona que actúe como padre en ausencia de un padre o tutor legal. Más información relacionada con FERPA puede hallarse en el portal electrónico del Departamento de Educación y al final de este manual.
Divulgación de Información del Estudiante
La siguiente información es designada como directorio de información por parte del Distrito Escolar:
- Nombre
- Dirección
- Teléfono
- Fecha y lugar de nacimiento
- Campo principal de estudio
- Participación en actividades y deportes oficialmente reconocidos
- Peso y estatura de los miembros de los equipos deportivos
- Fechas de asistencia
- Títulos y premios recibidos
- Agencia o institución educativa anterior más reciente a la que ha asistido el estudiante
La información del directorio puede ser publicada sin previo consentimiento de los padres a menos que uno de los padres elija la exclusión. (ver abajo).
Solicitud de Exclusión de Información del Directorio
Si los padres creen que la información del directorio (enunciado en la parte de arriba) no debería ser dada a conocer sin el consentimiento previo, POR FAVOR NOTIFIQUESELO A SU DIRECTOR DENTRO DE UN PERIODO DE 10 DIAS de haber comenzado el año escolar. El registro en línea también proporciona una oportunidad para que un padre opte por la exclusión de la divulgación de la información del directorio del estudiante. Se notificará a los padres siempre que los registros educativos sean transferidos por el Distrito a otra institución educativa, y se hará un esfuerzo razonable para notificar a los padres de la divulgación cuando el Distrito tiene que cumplir con una orden judicial o una citación legalmente emitida, a menos que la ley no permita la notificación previa. Se podrá solicitar una copia de los registros transferidos o divulgados con cargo a la escuela.
Exclusión de Otra Información del Estudiante, Fotos
Los padres también deben notificar a la oficina de la escuela si optan por excluirse de la divulgación de las siguientes categorías de información: excluirse de la divulgación de fotos/vídeos, reclutamiento militar (juniors/seniors) y exhibición pública del trabajo de los estudiantes. Los padres que tengan preguntas relacionadas con la exclusión voluntaria o que deseen excluirse de la divulgación de cualquiera de estas categorías deben ponerse en contacto con el director de la escuela en un plazo de 10 días a partir del comienzo del año escolar o en un plazo de 10 días a partir de la inscripción. Dicha opción también la puede llevar a cabo cuando realice la inscripció electrónica.
El director de la escuela o la persona designada mantendrá una lista de todas aquellas personas o agencias externas que han tenidoacceso al expediente de los estudiantes y la razón por la cual se accedió al mismo. Cuando un estudiante cumple los 18 años de edad o, asiste a una institución universitaria, todos los derechos antes concedidos a los padres serán ahora concedidos al estudiante.
Información de Emergencia/Cambios de Dirección y Teléfono
Por favor notifique a la oficina escolar de manera inmediata si hay un cambio en su domicilio o número telefónico. Mantener una buena vía de comunicación y actualizar los expedientes de los estudiantes es muy importante para la escuela a la hora de tener que manejar
una situación de emergencia. Es de extrema importancia que la oficina de la escuela mantenga el número de teléfono y el domicilio de cada uno de sus estudiantes actualizados.
Los números de emergencia (adultos que pueden recoger a su estudiante en caso de ausencia de los padres) también son muy importantes. Nosotros contactaremos a los padres o al adulto designado en casos de enfermedad seria o de cualquier otra emergencia. Esta información puede ser actualizada de forma anual durante el proceso de inscripción electrónica.
Notificación Anual, Derechos Educativos de la Familia y Ley de Privacidad para las Escuelas Públicas de Olathe.
La Ley de Privacidad y Derechos Educativos de la Familia (FERPA) otorga a los padres y alumnos
mayores de 18 años (“alumnos elegibles”) ciertos derechos con respecto a los registros educativos
del alumno. Tal como se utiliza en este aviso, el término “ padres “ incluirá a los padres naturales o
adoptivos, tutores o una persona que actúe como padre en ausencia de un padre o tutor.
El distrito escolar mantiene los siguientes tipos de registros de estudiantes:
- Datos de Información Personal
- Información Médica y de Salud
- Calificaciones Escolares
- Expedientes de escuelas donde asistió previamente
- Datos de entrada y retiro de la escuela
- Resultados de pruebas a nivel escolar
- Actividades escolares
- Informes de observaciones del Consejero o maestro
- Registros de Educación Especial para estudiantes elegibles
- Registro disciplinario escolar
Registros Académicos
Los registros de los alumnos actualmente inscritos están bajo la custodia del director de la escuela. Los registros de los estudiantes que han dejado las Escuelas Públicas de Olathe (“Distrito”) son conservados en el Departamento de Servicios Estudiantiles en el Centro de Educación. Los registros serán revisados anualmente y los registros que no sean necesarios para fines administrativos podrán ser destruidos. Sólo se conservará la información que sea actual, precisa y apropiada. Los registros de Educación Especial son conservados por el departamento de Servicios Especiales ubicado en el Centro de Recursos de Instrucción.
Por lo general, FERPA exige el consentimiento previo por escrito de los padres antes de que una
escuela pueda facilitar información personal identificable (PII) de los registros educativos del
estudiante. Sin embargo, el consentimiento previo por escrito no es necesario para determinadas
acciones, como las siguientes:
- información del directorio designada por las Escuelas Públicas de Olathe;
- a funcionarios escolares del distrito que tengan un interés educativo legítimo en consultar el registro; a funcionarios de otras escuelas o sistemas escolares en los que el alumno desee o pretenda inscribirse, o en los que el alumno ya esté inscrito, si la información se facilita con fines relacionados con la inscripción o la transferencia del alumno;
- en relación con ayudas económicas que el alumno haya solicitado o recibido;
- a instituciones u organizaciones en relación con estudios en nombre del distrito escolar relacionados con el desarrollo, la validación o la administración de exámenes o programas para estudiantes;
- a los funcionarios competentes en relación con una emergencia de salud o seguridad;
- a representantes autorizados de organismos estatales/locales/federales en relación con auditorías o evaluaciones de programas financiados por el gobierno federal o estatal;
- para cumplir una orden o citación judicial emitida legalmente;
- a los padres de un alumno que reúna los requisitos necesarios si los padres reclaman al alumno como dependiente a efectos del impuesto sobre la renta;
- a un asistente social de una agencia o a un representante de una agencia estatal o local de bienestar del menor o de una organización de una tribu que tenga derecho a acceder al plan del caso de un estudiante, si la agencia u organización es legalmente responsable del cuidado y la protección de un estudiante;
- a las organizaciones de acreditación para llevar a cabo sus funciones de acreditación, y
- a funcionarios o autoridades federales, estatales o locales para informar o comunicar información en virtud de la ley.
Acceso a los Registros Educativos
Los padres tienen derecho a consultar y revisar los registros educativos de sus hijos en un plazo de 45 días a partir de la fecha en que la escuela reciba una solicitud de acceso. Dichas solicitudes deben ser presentadas por escrito por los padres o estudiantes elegibles al director de la escuela o Servicios Estudiantiles e identificar el (los) registro (s) que desean consultar. El funcionario de la escuela hará los trámites necesarios para el acceso y notificará a los padres o al estudiante elegible la hora y el lugar donde se pueden consultar los registros.
Modificación de los Registros Académicos
Los padres y los alumnos que reúnan los requisitos tienen derecho a solicitar que se modifique el
registro académico del alumno si consideran que es impreciso, confuso o infringe su derecho a la privacidad.
Los padres o alumnos que deseen solicitar a la escuela que modifique un registro deben solicitarlo
por escrito al director de la escuela o al director del nivel de Administración General, indicando
claramente la parte del registro que desean que se modifique y especificando por qué debe
modificarse. Si la escuela decide no enmendar el expediente según lo solicitado por los padres o el
estudiante elegible, el funcionario de la escuela notificará a los padres o al estudiante elegible de la
decisión y les informará de su derecho a una audiencia con respecto a la solicitud de enmienda. Se
proporcionará información adicional sobre los procedimientos de audiencia a los padres o al alumno con derecho a ello cuando se les comunique el derecho a una audiencia.
FERPA: Procedimiento de reclamo
Padres y alumnos elegibles have the right to file a complaint with the U.S. Department of Education
concerning alleged failures by the school district to comply with the requirements of FERPA. The
name and address of the office that administers FERPA son:
- Oficina de la Política de Privacidad del Estudiante
U.S. Departamento de Educacion
400 Maryland Ave., SW
Washington, DC 20202
